英語でビジネスメールを書く時の手順と注意事項
① 誰に宛てたメッセージなのかを考える
日本語の場合と同じで、上司なのか、同僚なのか、顧客なのか、相手によって文のかたさや表現を使い分けます。
To, Cc, Bccについても、日本語の場合と同じく十分に注意して設定します。
② 一通のメールに含まれるべき内容の目的は一つだけ
相手に理解してもらいやすく、作業に入りやすいようにするために、内容は一つの項目に絞って送ります。
ただし、同じ目的で、いくつかの項目に分ける場合には、ナンバリングをして、分かりやすくします。
例：
1．Content
2．Design
3．Color choice
日本とは違い、挨拶だけのためにメールを送る習慣はありません。
結果を先に伝え、分かりやすくすることを心掛けてください。
内容を強調したい部分がある場合は、太字、もしくはアンダーラインにします。
大文字での表現は避けてください。（叫んでるように感じるためです）
件名の書き方
内容が伝わらないものはＮＧです。
例）’Important’ ‘For Your Review’
良い例） ‘Your Sample Order Delivery Dec 12’
‘Client Report Revisions :Please Review by 5PM ’
メール本文のつくり方と構成
挨拶
本文
締めの言葉
挨拶
メールをしたことのある相手の場合
例文Good afternoon,
Greetings,
Hi Mike,
メールを出すのが初めての相手の場合
例文It was great to meet you at last night’s meeting.
（何かの機会に会った後でのメールの場合）
Thank you for sharing your article on management strategies. The findings are valuable.
（何かを受け取って、それに対する返信をする場合。この場合、経営戦略に関する記事を読んでの返信です）
I hope you’re well!
（一般的な場合。特に言うことがない場合など）
普段やり取りをする相手や、顔を合わせることの多い相手に挨拶文はいりません。
相手の時間を無駄にすることにもなるので、なるべく簡潔に済ませましょう。
本文の内容
① すぐに目的（＝結論）を明らかにします。
例文
例文予算に対するフィードバックが欲しい場合
Please provide your feedback on the budget.
ミーティングに参加できるか尋ねる場合
Can you participate in the project kick-off meeting next Friday?
② 必要な情報の付加
追加情報がある場合には、文を続けます。
メールをしているということは、何かの返信を期待していて、その期待についての念押しをしたくなると思いますが、
相手への念押しの仕方には気を付けましょう。
悪い例）
Can you take care of this?
Let me know what you think.
念押ししたいことは、具体的に、丁寧に聞きましょう。
例文Mike, can you forward the research by Friday at noon, please?
I’d appreciate your feedback on the draft agenda. If you have any edits, please send them by tomorrow.
締めの文章
例文Thank you for your time.
I look forward to your response.
Kind regards,
自分の名前を最後に書きます。
